مقاله مدیریت فرایند (Word+PDF)

اختصاصی از یارا فایل مقاله مدیریت فرایند (Word+PDF) دانلود با لینک مستقیم و پرسرعت .

فرمت فایل : WORD (قابل ویرایش)

تعداد صفحات:98

 فهرست مطالب:
مقدمه: 2
اصول وظایف: 3
بخش اول:کلیات روابط عمومی 5
تعریف 6
ویژگی های روابط عمومی 9
ارکان روابط عمومی 10
عناصر روابط عمومی 10
به طور معمول روابط عمومی را به سه عنصر تفکیک می کنند این عناصر عبارت است از: 10
تاریخچه روابط عمومی 11
روابط عمومی در ایران 12
مدیریت روابط عمومی 13
فعالیت عمده روابط عمومی 13
قدرت تحلیل وتفسیر 15
برنامه ریزی 17
سازماندهی 20
ارزیابی 21
گزینش نیرو 21
سوالات بخش 1  (کلیات روابط عمومی) 24
بخش دوم:سازمان وروابط عمومی 25
سازمان روابط عمومی 26
نقش روابط عمومی در سازمان 29
نتیجه گیری : 31
چکیده : 32
بخش سوم:الگوهای روابط عمومی 33
الگوهای روابط عمومی 34
مشخصه های روابط عمومی 34
5-روابط عمومی ،بخشی از وظیفه مدیریت است : 39
نگرش های عمده به روابط عمومی 40
دیدگاههای متقارن ونامتقارن سیستم های سازمانی 45
الگوهای روابط عمومی 46
الگوی دوسویه ناهمسنگ: 50
الگوی دو سویه همسنگ: 51
نگرش های عمده به سازمان: 55
4-نگرش به سازمان به عنوان یک نظام سیاسی: 57
نقش های روابط عمومی 58
نقش های روابط عمومی در الگوی مختلف 59
سوالات بخش 3   (الگوهای روابط عمومی) 61
بخش چهارم:برنامه ریزی در روابط عمومی 62
برنامه ریزی در روابط عمومی 63
چند نکته مهم 65
ناکامی برنامه ای 67
شرایط توفیق برنامه 67
بخش پنجم:ارتباط با رسانه ها 70
نقش روابط عمومی در بهینه سازی تصمیم گیریهای سازمانی 71
چار چوبی برای ارزیابی محیط سازمانی همراه با تردید 80
بخش ششم:روابط عمومی کارکردهای کلان ووظایف 85
شرح وظایف وتشکیلات روابط عمومی 86
الف )ارتباطات 86
ب)امور فرهنگی ونمایشگاهها 87
و)آموزش ،پژوهش وبرنامه ریزی 89
توزیع وظایف در زیر ساختها 90
1-مدیریت روابط عمومی 90
2-بخش آموزش ،پژوهش وبرنامه ریزی 91
3-بخش پشتیبانی 91
5-بخش انتشارات 92
6-بخش امور فرهنگی ونمایشگاهها 93
7-بخش ارتباط با رسانه ها 94
سوالات بخش 6  (روابط عمومی، کارکردهای کلان و وظایف) 97
منابع: 98
 

مقدمه:

امروزه نیاز به شناخت و درک متقابل مدیریت فرایند و عناصر و اجزای سازمان ها و ادارات به منظور تسریع در دستیابی به مقاصد و اهداف، سازمانی به عنوان یک اصل اساسی در مدیریت پذیرفته شده است. برای تشخیص این نیاز و ترسیم آن نیز روابط عمومی نقش بسیاری مؤثری ایفا می نماید.

روابط عمومی به عنوان مرکز گردآوری و مبادله اطلاعات و برقراری ارتباطات دوسویه در سازمان ها زمانی موفق خواهد بود که وظایف و مسئولیت­های آن از سوی مدیران سازمان ها شناخته شود. اگر روابط عمومی­ها، تاکنون نتوانسته اند برنامه های مدون و دقیقی در رابطه با وظایف و مسئولیت های اصلی خویش ارایه کنند و یا با از دست دادن مفهوم اصلی خود با انحرافی عمیق روبرو شوند و به دلیل آن بوده است که در بسیاری از موارد به عنوان عنصر قوی در طرح و تدوین و ارزیابی برنامه ها در جهت پیشبرد اهداف سازمانی شناخته نشده و از جایگاه ویژه برخوردار نبوده اند.

عدم توجه و شناخت کافی مدیران نسبت به روابط عمومی و عدم به کارگیری نیروهای متخصص را می توان از مهم ترین عوامل عقب ماندگی آن بر شمرد. در این برنامه سعی می شود با اشاره به نقش و وظایف بخش های گوناگون روابط عمومی اهداف خاص در سازمان تشریح شود.

روابط عمومی ها نیز به عنوان بخشی از مدیریت فرایند سازمان به امید آن است که بتوانند مشارکت کسانی که با سازمان سر کار دارند را جلب نمایند و از آنان در جهت تقویت برنامه ها و توفیق در اجرای آنها استفاده کنند.

اهداف

• برقراری ارتباط متقابل بین مردم و مسئولین
• افزایش آگاهی مردم از عملکرد سازمان (دستگاه)
• آماده نمودن اذهان عمومی و جلب همکاری و مشارکت در اجرای طرح­ها و برنامه­ها
• ایجاد محیط مناسب برای رشد فضایل اخلاقی کارکنان

اصول وظایف:

1- جمع آوری و تمرکز اخبار و اطلاعات موردنیاز مربوط به فعالیت ها، طرح ها و برنامه های سازمان (دستگاه) به منظور تنظیم سیاست خبری، تبلیغاتی و اجرای طرح های انتشاراتی و آماده نمودن اذهان عمومی با توجه به خط مشی کلی از طریق:

- شرکت در جلسات مهم دستگاه

- ارتباط مستقیم و مستمر بامسئولین

- شرکت در گردهمایی­ها

- حضور در سفرهای داخلی و خارجی مقامات

- دریافت گزارش فعالیت، طرح ها و برنامه حوزه های مختلف دستگاه

- ارتباط مستقیم با مردم از طریق تلفن تماس، صندوق پستی، سایت اینترنتی.

- ارتباط مستمر با جراید و رسانه­های گروهی از طریق: گردهمایی ها به مناسب­های گوناگون، تشکیل ستادهای خبری، اتاق خبرنگران، دیدار با مدیران مسئول، سردبیران.

2- ایجاد هماهنگی در اجرای سیاست ها و خط مشی­های تبلیغاتی دولت جمهوری اسلامی ایران از طریق برقراری ارتباط با دبیرخانه شورای هماهنگی تبلیغات دولت.

3- فراهم آوردن حسن ارتباط متقابل مردم و مسئولین دستگاه مربوطه از طریق:

- برگزاری مصاحبه با رسانه های گروهی

- برگزاری ملاقات عمومی

- برپایی سخنرانی ها و گردهمایی ها

- سفرها، بازدیدها و ملاقات

4- تقویت ارتباط حسنه بین کارکنان و مسئولیت دستگاه مربوطه

تاریخچه روابط عمومی ایران

روابط عمومی برای نخستین بار توسط شادروان پرفسور حمید نطقی در شرکت نفت ایران پدید آمده است. در میان موسسات و سازمانهای بخش خصوصی و دولتی ایر ان، شرکت ملی نفت ایران نخستین اداره ای بود که دفتر روابط عمومی تاسیس کرد. در شرکت نفت ایران و انگلیس سابق تا سال 1332 یک دفتر اطلاعات و مطبوعات وجود داشت که پس از ملی شدن صنعت نفت، همان دفتر به روابط عمومی تبدیل شد. شاید بتوان گفت که ضرورت وجود روابط عمومی در شرکت نفت به دلیل ارتباط با دیگر شرکتهای مشابه در جهان و داشتن مشتریان خارجی بسیار زودتر از سایر نهادها احساس شده است. دیگر وزارتخانه ها و موسسات بزرگ ایران، به اقتباس از این شرکت و سالها پس از تاسیس دفتر روابط عمومی در شرکت ملی نفت ایران اقدام به تاسیس دفاتر روابط عمومی کرده اند. در سال 1345 مطالعاتی برای ایجاد دانشکده­ای مرتبط با روابط عمومی آغاز شد که این مطالعات منجر به تأسیس «مؤسسه عالی مطبوعات و روابط عمومی» در سال 1346 گردید. این مؤسسه، تعدادی دانشجو برای تحصیل در مقطع کارشناسی (لیسانس) روابط عمومی برگزید.

نام «مؤسسه عالی مطبوعات و روابط عمومی» در تاریخ 19/9/1347 به «مؤسسه عالی علوم ارتباط اجتماعی» و در تاریخ 25/3/1350 به دانشگاه علوم ارتباطات اجتماعی تغییر یافت. در حال حاضر روابط عمومی بعضاً بصورت یک رشته در برخی مؤسسه های علمی و کاربردی و نیز به عنوان چند واحد درسی در برخی از رشته های علوم اجتماعی، ارتباطات اجتماعی، روزنامه نگاری و ... در مراکز آموزش عالی (اعم از دولتی و خصوصی) تدریس می شود و دانشکده­ای اختصاصی به این نام در ایران وجود ندارد.

بخش اول

کلیات روابط عمومی

تعریف

برای شروع بحث لازم است در ابتدا در پیرامون تعریف روابط عمومی بحث شود آنچه من بر آن تاکید دارم ضرورت ارائه تعریفی جدید از روابط عمومی است که مبتنی بر شرایط اجتماعی کشور وفرهنگ ایران اسلامی باشد برای رسیدن به چنین تعریفی، بررسی اهم تعاریفی که تاکنون درباره روابط عمومی ارائه شده است ضرورت می نماید:

1-تعریف (رکس هارلو)از پیشگامان روابط عمومی در جهان: « روابط عمومی عبارتست از دانشی است که توسط آن سازمانها آگاهانه می کوشند به مسئولیت اجتماعی خویش عمل کنند تا بتوانند تفاهم وحمایت کسانی راکه برای موسسه اهمیت دارند به دست آورند)

2- (اسکات . ام.کاتلیپ )صاحبنظر روابط عمومی درجهان: روابط عمومی، اداره کردن وظایف شناسایی وایجاد، حفظ ونگهداری روابط مطلوب وحسنه بین سارمان وجامعه است جامعه ای که توفیق وناکامی یک سازمان به آن وابسته است.

3-(فرهنگ وبستر ): عمل ایجاد زمینه درک عامه از فرد موسسه یا نهاد وترغیت آنان برای داشتن حسن نیت نسبت به آن، همچنین درک وحسن نیت عامه نسبت به فرد موسسه یا نهاد.

4-پرفسور(بایرون کولیستان )روابط عمومی کوشش مدیران برای ترغیب مردم یا نفوذ در افکار آنان از طریق کاربرد وسایل ارتباطی است تا آنکه مردم نظر خوب نسبت به یک موسسه داشته باشند وآن را محتروم شمارند وحمایت وپشتیبانی کنند ودر فراز ونشیب ها در کنار آن باقی بمانند.

5-دکتر(رکس.اف.هارلو)استاد ورهبر حرفه ای روابط عمومی :روابط عمومی وظیفه ای مدیریتی وروشن است که برای ایجاد ونگهداری راهها وخطوط متقابل، درک پذیرش وهمکار ی بین یک سازمان ومردمی که با آن سروکار دارند کمک می کند.

6-جامعه انجمن روابط عمومی .روابط عمومی به جامعه پیچیده وجمع گرای کمک میکندکه به تصمیمات ووظیفه اش توسط مشارکت در درک متقابل بین گروهها وموسسه ها به صورت موثرتر دست یابد وروابط عمومی در راستای هماهنگ کردن عمومبا سیاستهای مردمی کمک می کند

7-انجمن جهانی روابط عمومی :روابط عمومی بخشی از وظایف مدیریت سازمان وعملی ممتد مدام وطرح ریزی شده است که از طریق آن افراد وسازمانهای می کوشند تا تفاهم وپشتیبانی کسانی را که با آنان سروکار دارند به دست آورند

8-انجمن روابط عمومی انگلستان :روابط عمومی عبار است از تلاش ها واقدام های آگاهانه، برنامه ریزی شده وسنجیده برای استقرار وکسب تفاهم متقابل بین یک سازمان وگروههای مورد نظر آن سازمان.

9-انجمن روابط عمومی دانمارک:روابط عمومی عبارت از تلاش هایی است مستمر و منطبق با روشهای علمی وعملی که مدیریت سازمانها به منظور ایجاد تفاهم وپیدایش حسن علاقمندی وتحصیل پشتیبانی گروههایی که سازمان با آن سروکار دارد ویا فکر می کند در آینده سروکار خواهد داشت به عمل می آورد.

10انجمن روابط عمومی آلمان :روابط عمومی، عبارت از تلاش های آگاهانه وقانونمند به منظور تفاهم واستمرار اعتماد وشناخت متقابل عموم است که بر اساس تحقیق علمی وعملی صحیح ومیسر می شود.

11-کنکره جهانی روابط عمومی :در سال 1978در مکزیکو:روابط عمومی کاربردی عبارت است از هنر ودانش اجتماعی تجزیه وتحلیل گرایش ها –پیش بینی آثار آنها مشورت با روسای موسسات وتهیه واجرای برنامه های عملی که هم در جهت منافع موسسه وهم همگان باشد.

12-انجمن روابط عمومی امریکا:روابط عمومی کوششی برای تاثیر گذاری و ایجاد تغییر درافکار عمومی از طریق نظارت،تحقیق وارزیابی اطلاعات وفرایند هاست

13-ادوارد برنیز:یکی از بنیانگذاران رشته روابط عمومی :روابط عمومی عبارت است از دادن اطلاعات به مردم وتلاش های ترغیبی به منظور تغییر گرایش ها ورفتار مردم و کوشش برای همبسته ساختن نگرشها واقدامات یک موسسه با مخاطبان ومتقابلا نگرش ها واقدامات مخاطبان باموسسه.

14-جان مارستن :روابط عمومی، ارتباط قانع کننده واز روی نقشه برای تاثیر گروهی از مردم است که معنی و تصوری در تاثیر آن وجود داشته باشد. همچنین آن دسته از اعمال مدیریت است که مدیر به دستیاری آن، برخورد ورفتار عامه را می سنجد ودر نتیجه، خط مش ها وطرز عمل های فرد یا موسسه را به صورتی که متضمن منافع عامه وفرد ویا موسسه مزبور باشد تعیین وبرنامه عمل و فعالیت ارتباطی خود را به منظور حصول حسن تفاهم وقبول جامعه مطرح می کند.

15-رابرت اسکار کارلسون :روابط عمومی فعالیت های اطلاعاتی و خط مش های است که سازمان های مختلف با توسل به آنها درصدد ایجاد نگرش های مطلوب نسبت به خود وکارشان وهمچنن مبارزه با نگرش های مخالف هستند.

16-اسکات.ام.کاتلیپ:وآلن .اچ.سنتر درکتاب روابط عمومی موثر :روابط عمومی عبارت است از انتقال وتجزیه وتحلیل اطلاعات ونظرات مدیریت موسسه به مخاطبان آن انتقال تجزیه وتحلیل اطلاعات ونظریات این گروهها به مدیریت به منظور ایجاد همسویی وهماهنگی درعلایق ومنافع

17-نشریه اخبار روابط عمومی .روابط عمومی عمل مدیریت است که به وسیله آن افراد جامعه مورد سنجش قرار می گیرند وروش کار وطرز عمل یک فرد با یک موسسه با مصلحت عمومی منطبق می شود وبرنامه ای برای جلب تفاهم ومقبولیت عامه به موقع اجرا گذاشته می شود.

18-روابط عمومی آینه تمام نمای یک موسسه است.

19-روابط عمومی عبارت است از رفتار خوب توام با گزارش خوب است

20-روابط عمومی شمای اجنماعی ویک نظام ارتباطی ودائمی هر سازمان است که راهبر ها وتاکتیک های سازمان را برای جوامع مخاطب ونگرش ها انتظار جوامع مخاطب را برای سازمان (ترجمه)می کند

21-برنایز :«روابط عمومی عبارت است از ایجاد حسن تفاهم وقبول عامه با استفاده از قواعد واصول علم اجتماعی».

22-«اطلاع بر افکار عمومی وسنجش وارزشیابی آن».

23-«روابط عمومی عبارت از چشم وگوش وزبان سازمان است».

24-«روابط عمومی یعنی داشتن رابط خوب با دیگران ».

26-«روابط عمومی عبارت است از اقدام به کارهای برای افزایش وتقویت رابطه با مردم».

26-گرونیک :«روابط عمومی، –مدیریت ارتباط میان یک سازمان وهمگان هایی است که با آن سروکار دارند».

27-لانگ وهازلتون :روابط عمومی کارکرد ارتباطی مدیریت است که از طریق آن سازمانها با محیط خود سازگار می شوند. آن را اصلاح می کنند وتغییر می دهند یا آن را حفط می کنند تا به اهداف سازمانی دست یابند.

ویژگی های روابط عمومی

براساس تعاریف یادشده می توان ویژگی هایی را برای روابط عمومی برشمرد

اهم این ویژگی ها به شرح زیر است

1-روابط عمومی علم ودانش است

2-کوشش آگاهانه، برنامه ریزی شده،

3-وسیله جلب نظر تفاهم وپشتیبانی مخاطبان وحفظ ونگهداری آن با استفاده از وسایل مختلف نظیر رسانه ها،

4-بخشی از وظایف مدیریت سازمان،

5-فعالیتی مبتنی بر تهیق،

6-روابط عمومی هنر است،

7-توجه به تجزیه وتحلیل گرایش ها،

8-وسیله مشاوره مدیران ،

9-وسیله تغییر در افکار عمومی،

10-وسیله اطلاع رسانی به مردم،

11-وسیله ایجاد ارتباط دوسویه بین سازمان با مخاطب وبالعکس،

12-وسیله ایجاد ارتباط اقناعی،

بر اساس آنچه بیان شد می توان تعریف کاملی را برای روابط عمومی ارائه داد:

روابط عمومی مجموعه از عملیات ارتباطی آگاهانه مبتنی بر برنامه وتحقیق است که استفاده از شیوه های علمی وهنری به دنبال ارتباط با مردم و اطلاع یابی از نظریه های آنان تجزبه وتحلیل گرایش های مخاطبان وافکار عمومی به منظور گفتگو با آنان برای رسیدن به تفاهم با کاربرد روش ها وابزارها ارتباطی نوشتاری گفتاری، دیداری وشنیداری است

بنابراین تعریف می توان ارکان روابط عمومی رامشخص کرد

ارکان روابط عمومی

منظور از ارکان عمومی فعالیتها یی است که بدون توجه به آنها روابط عمومی فاقد جوهره اصلی خود بوده واساس آن متزلزل خواهد بود ارکان روابط عمومی را می توانبه شرح زید مشخص کرد:

1-برنامه ریزی

2-تحقیق

3-برقراری ارتباط دوسویه بین مخاطبان وسازمان

4-گفتگو با مخاطب برای رسیدن به هم فهمی:

ینابراین تحقیق برنامه ریزی وبرقراری ارتباط دوسویه با مخاطبان با برخورد اقناعی ارکان روابط عمومی وروند امور اجرایی روابط عمومی را تشکیل می دهند به عبارت دیگر انجام هر اقدامی در روابط عمومی در گام نخست منوط به انجام تحقیق درگام دوم، منوط به برنامه ریزی، درگام سوم، برقراری ارتباط دوسویه بر اساس برنامه عمل مبتنی بر تحقیق است که بایستی به شکلی اقناعی وضمن گفتگو با مخاطب صورت گیرد واز شیوه های تهدید وتطمیع پرهیز شود

عناصر روابط عمومی

به طور معمول روابط عمومی را به سه عنصر تفکیک می کنند این عناصر عبارت است از:

1-هنر

2-فن

3-فلسفه مدیریت

بر این اساس ماهیت فعالیتهای روابط عمومی، آمیخته ای از هنر تکنیک فلسفه مدیریت است گرچه به سیر تطور تاریخی روایط عمومی توجه کنیم، خواهیم دید روابط عمومی در اتبدا به طور مطلق به صورت هنر متجلی شده است که بایستی از آن به نام (دوران پیش از تاریخ روابط عمومی )باد کرد که فاصله زمانی 5هزار سال پیش از میلاد تا اندکی پس از جنگجهانی اول را شامل می شود

از زمانی که از تکنیک در روابط عمومی استفاده شد در واقع «دوران روابط عمومی» فنی ظهور کرد این دوران از حدود 1918میلادی تا اندکی پس از جنک جهانی دوم را شامل می شود

اما دوران سوم «روابط عمومی متکی بر فلسفه مدیریت است که از سال 1950 تاکنون را در بر می گیرد در حال حاضر روابط عمومی، آمیخته ای از عناصر سه گانه یاد شده است واز هر سه در پیشبرد اهداف خود یاری می گیرد

اما عواملی که باعث شد تا روابط عمومی از یک سیر تکاملی برخوردار شده وروز به روز برتکامل آن اضافه شود به شرح زیر هستند:

1-توسعه وسایل ارتباط جمعی وافزایش ارتباطات بین المللی،

2-توسعه آموزش وپرورش وافزایش سطح سواد عمومی ولزوم مشارکت عمومی مردم در اتخاذ سیاست ها واجرای برنامه ها

3-پیدایش وگسترش حمل ونقل

4-توسعه وارتباط فکری وتجاری بین ملتها

5-رشد جمعیت افزایش تراکم انسانی ولزوم تنظیم روابط آنان با سازمانها

6-توسعه دمو کراسی واهمیت یافتن توجه به افکار عمومی