فرمت فایل : word(قابل ویرایش)تعداد صفحات56
بخش اول) آشنایی با نرم افزار مورد استفاده
نرم افزار از دبیرخانه تحت بانک اطلاعاتیAccess 2005 تهیه و تدوین گردیده فلذا برآن شدیم به دلیل توضیح کامل در خصوص نرم افزار استفاده شده جهت این برنامه را از فصل اول کتاب خودآموز جامع مایکروسافتAccess 2003 استفاده نماییم.
اگر با کامپیوترهای شخصی زیاد کار می کنید، بی تردید از واژه پردازها یا برنامه های کاربردی صفحه گسترده در کارهای خود استفاده می نمایید و احتمالاً استفاده از واژه پردازها را از زمانی که محصولات مبتنی بر کاراکتر تحتMS-DOS به کار برده می‌شوند شروع کرده و به تدریج آنها را به واژه پردازهایی که تحت سیستم عامل ویندوز اجرا می‌شوند ارتقاء داده اید. و نیز احتمال می رود که اکنون از مزیت داشتن بعضی نرم افزارهای بانک اطلاعاتی، یا به منزله جزئی از بسته های مجتمع سازی نشده مانند Microsoft Works یا به صورت یک برنامه جداگانه برخوردار هستید.
اکنون مدت های طلوانی است که برنامه های بانک اطلاعاتی برای استفاده کلیه کاربران کامپیوترهای شخصی به بازار ارائه شده اند، ولی متأسفانه بیشتر این برنامه ها یا برنامه‌های مدیریت ذخیره سازی ساده داده ها می باشند که برای ساخت برنامه های کاربردی مناسب نمی باشد. امروزه، حتی افرادی که با کامپیوتر به خوبی آشنا هستند نیز از سیستم های بانک های اطلاعاتی پیچیده دوری می کنند، مگر اینکه مجبور به استفاده از یک بانک اطلاعاتی اختصاصی تکمیل شده باشند. اکنون، با ارائهAccess مایکروسافت، یک سیستم بانک اطلاعاتی ساده در اختیار همگان می باشد و کاربران بسیاری برای ساخت بانک های اطلاعاتی ساده و کاملاً پیشرفته از آن استفاده می کنند.
اکنون که هفتمین نسخهAccess ارائه شده است، این نرم افزار به مراتب از پنجمین نسخه خود که برای نسخه های32 بیتی ویندوز طراحی شده بود قدرتمندتر گشته و نیاز به بررسی نحوه استفاده از کامپیوتر برای انجام کار تحتAccess دارد. اگر تاکنون به علت نیاز به مهارت های برنامه نویسی یا به علت نیاز به صرف وقت زیاد جهت یادگیری کار با بانک های اطلاعاتی، از نرم افزارهای بانک های اطلاعاتی دوری گزیده‌اید، اکنون می توانید بدون واهمه از علل فوق کار با برنامه ساده و آسانAccess را شروع کنید. ولی چگونه می توان مطمئن شد که به کاربردن Accessبرای انجام کارهای شما یک برنامه مناسب و انتخاب درست می باشد برای این منظور در زیر نگاهی به مزایای استفاده ای یک نرم افزار توسعه بانک اطلاعاتی بیندازید.
بانک اطلاعاتی چیست؟
به یک زبان ساده، یکDataBase (بانک اطلاعاتی) به مجموعه رکوردها و پرونده هایی اطلاق می شود که به منظور خاصی سازماندهی شده اند. برای مثال، می توانید اسامی و نشانی کلیه دوستان یا مشتریان را بر روی کامپیوتر خود نگه دارید. و یا کلیه نامه هایی را که می نویسید نگهداری کرده و انها را به ترتیب اسامی گیرندگان آنها مرتب سازید. و یا مجموعه ای از پرونده های حاوی، اطلاعات مالی- پول های پرداختی و حساب های دریافتی و موازنه حساب های خود را روی کامپیوتر ذخیره کنید. اسناد واژه پرداز که برحسب عنوان سازماندهی می شوند نیز به نوعی یک بانک اطلاعاتی را تشکیل می‌دهند. پرونده های صفحه گسترده ای که بر حسب کاربران آنها سازماندهی شده اند نیز نوع دیگری از یک بانک اطلاعاتی می باشند، میانبرها به کلیه برنامه ها در روی منویStart ویندوز نیز نوعی بانک اطلاعاتی محسوب می شوند و میانبرهای اینترنت به پوشهFavorite شما هم یک بانک اطلاعاتی است.
اگر کار شما کاملاً سازماندهی شده باشد، می توانید صدها کاربرگ یا میانبر را با استفاده از پوشه ها و زیرپوشه ها اداره کنید. هنگام انجام این کار، «شما» مدیر بانک اطلاعاتی محسوب می شوید. ولی اگر به اشکال بزرگی برخوردید چه باید کرد؟
چگونه می توان اطلاعات مربوط به مشتریان متعدد را که در اسناد و پرونده های کاربرگ های گوناگون درج شده اند جمع آوری کرد و به آنها دسترسی داشت؟ چگونه می توان با وارد کردن اطلاعات جدید همین اطلاعات رابطه برقرار نمود؟ چگونه می‌توان مطمئن شد که اطلاعات وارد شده صحیح می باشند؟ چگونه می توان اطلاعات را با دیگرانبه اشتراک گذاشت، ولی به آنان اجازه تغییر آنها را نداد؟ برای انجام این کارها، به یک سیستم مدیریت اطلاعات یا DataBase Management System (DBMS) نیاز دارید.
بانک های اطلاعاتی رابطه ای
تقریباً کلیه سیستم های جدید مدیریت بانک اطلاعاتی، اطلاعات را با استفاده از الگوی مدیریت رابطه ای بانک اطلاعاتی، ذخیره و اداره می کنند. در یک سیستم مدیریت رابطه‌‌ای بانک اطلاعاتی که به RDBMS معروف می باشد، سیستم کلیه اطلاعات را از طریق جدول کنترل می کند. در جدول هایی (Tables) که حتی یک عنوان مثل نام مشتری یا محصول ذخیره می شوند، هر جدول دارای ستون ها(Columns) یا فیلدها(Filds) می باشد که هر ستون حاوی اطلاعات مختلفی درباره موضوع (مثل نشانی مشتری یا شماره های تلفن) می باشد. و نیز یک جدول دارای ردیف ها(Rows) (یا رکوردها(Crecords) است که کلیه مشخصه های یک نمونه از موضوع (مثل اطلاعات درباره یک محصول یا یک مشتری خاص) در آنها ثبت می شوند. ولی هنگامی که از یک بانک اطلاعاتی پرس و جویی(Query) می کنید (آوردن اطلاعات از یک یا چند جدول) همیشه نتیجه شبیه جدول دیگری به نظر خواهد رسید.
اصطلاح رابطه ای (Relational) از این واقعیت ناشی می شود که هر جدول در یک بانک اطلاعاتی حاوی اطلاعات مربوط به یک موضوع و فقط یک موضوع می شود. اگر الگوی مدیریت رابطه بانک اطلاعاتی را مرور کنید متوجه خواهید شد که رابطه (Relation) برای مجموعه ای از ردیف ها (یک جدول) درباره یک موضوع به کار می‌رود، و نیز اطلاعات مربوط به دو دسته از اطلاعات (مانند مشتری ها و سفارشات) می توانند بر اساس مقدارهای مرتبط داده های به عنوان یک ورودی منظور شوند. برای مثال، ذخیره اسم و نشانی ممشتری برای هر سفارشی که مشتری می دهد کار زائدی است. در یک سیستم رابطه ای بانک اطلاعاتی، اطلاعات مربوط به هر سفارش دارای فیلدی است که اطلاعاتی مانند شماره مشتری را ذخیره می کند و از این فیلد می توان برای برقراری ارتباط و اخذ هر نوع اطلاعات مربوط به این مشتری استفاده کرد.
در عین حال می توانید اطلاعات مقدارهای مرتبط به هم در چند جدول یا پرس و جو را با هم یکی سازید. برای مثال می توان از اطلاعات شرکت که شامل اطلاعات تماس است برای یافتن نشانی های تماس با یک شرکت خاص استفاده کرد و یا از اطلاعات مربوط به کارکنان همراه با اطلاعات هر دپارتمانی برای پیدا کردن بخشی که کارمند خاصی در آن کار می کند استفاده نمود.
بانک اطلاعاتی Access 2005