فرمت فایل : word(قابل ویرایش)
تعداد صفحات:84
فصل اول ۱
اداره مالی اداری ۱
امور متقاضیان و امور مشترکین ۲
واحد آبونمان ۸
فوائد و مضرات استفاده از کامپیوتر در آبونمان : ۱۱
فصل دوم ۱۳
تشکیلات و روابط سازمانی ۱۳
چارت سازمانی ۱۴
فصل سوم ۱۹
معاونت اداره کل مخابرات استان تهران – مخابرات دکتر حسابی ۱۹
برنامه ریزی ۲۵
قوانین عمومیمدیریت ۲۷
مسائل پرسنلی ۲۹
شماره گذاری و اجرای پروژه ۳۳
خرید و تدارکات ۳۵
سیستمهای اطلاعاتی مالی و مدیریت ۳۷
فصل چهارم ۴۱
اداره نگهداری و بهرهبرداری ارتباط شهری ۴۱
شبکه کابل و هوایی ۴۲
بخش اطلاعات ۱۱۸ ۵۴
واحد تعمیر و نگهداری تلفنهای همگانی ۵۸
واحد واگذاری خطوط شهری ۵۹
فصل پنجم ۶۵
اداره نگهداری و بهرهبرداری ارتباطات راه دور ۶۵
واحد تلفن راه دور و بینالمللی ۶۶
واحد تلفن بینالملل ۶۹
اطاق دستگاه کاریر ۷۳
مؤخره و نتیجه گیری : ۷۵
منابع و ماخذ : ۸۱
فصل اول
اداره مالی اداری
اداره مالی اداری ضمن ارائه خدمات به متقاضیان و مشترکین تلفنی بصورت قبول تقاضا و اشتراک تلفن و تشکیل پرو.نده و رسیدگی به امور قبوض مشترکین و محاسبه در آمد و هزینهها ، خدمات تدارکاتی و پرسنلی و حقوقی کلیه پرسنل و کارکنان مخابرات شهرستان را به عهدهدارد که اگر فعالیت و تدارکات و پشتیبانی به موقع این اداره نباشد شاید بتوان گفت به فعالیت بقیه واحدهای ادارات مختلف این مجموعه بینتیجه و یا متوقف میماند .
امور متقاضیان و امور مشترکین
با انتشار اگهی قبول تقاضای تلفن نسبت به ثبت نام متقاضیان تلفن و فروش فیش به آنان اقدام میشود این ثبت نام و فروش فیش بایستی در محدوده مرز خدمات تلفنی که در طرح ایجاد امکانات مخابراتی است بایستی صورت پذیرد پس از فراهم شدن امکانات فنی ، توسط واحد مذکور جهت کلی متقاضیان ردیف ودیعه تعیین و طی دعوتنامه ای از متقاضی نسبت به تکمیل پرونده اقدام میشود و جهت هر یک با رعایت حق تقدیم فرم سیمک شی صادر و به واحد مربوطه ارسال مینمایند . پس از عودت فرم مذکور از واحد زیربط به امور متقاضیان نصبت به صدور فرم دایری تلفن و ارسال آن به واحدهای مربوطه نسبت به بر قراری ارتباط مشترکین اقدام میشود و پرونده مربوطه نیز از امور متقاضیان به امور مشترکین جهت استقرار در فایل مربوطه و بایگانی میگردد .
پس از دایری هر تلفن کلیه تغییرها و درخواستهای مشترکین در واحد امور مشترکین صورت میپذیرد که اهم آن بشرح ذیل میباشد .
1-تغییر نام فیش بکلی ممنوع است مگر بصورت درجا به غیر فقط با تغییر مالک در صوتیکه خریدار ملک ، خریدار فیش مذکور باشد و یا اینکه متقاضی تلفن فوت نموده باشد واگذاری نوبت به احدی از ورّاث با اجازه سایر ورثه طبق گواهی مربوطه ملامانع است .
2-تعویض آدرس فیش که با اخذ هزینه مربوطه و ارائه مدارک لازم و رعایت آئین نامه و مقررات شرکت صورت میگیرد . چون نرخ هزینه تعویض آدرس فیش در سه دوره مورد مطالعه یعنی سالهای 68و70و72 تغییر نکرده است لذا تفاوتها در در آمدهایی که در زیل آمدهاست فقط بخاط تغییرات میباشد که اشاره میشود .
سال تعداد تعویض آدرس فیش در آمد بریال نرخ بریال
سال 68
سال 70
سال 72 5217
13189
24221 2608500
6594500
12110500 500
500
500
تفاوت در آمد تعویض آدرس فیش در سال 70 نسبت به سال 68 مبلغ 3986000 ریال بوده است .
تفاوت در ا‚د تعویض آدرس فیش در سال 72 نسبت به سال 68 مبلغ 9502000 ریال بوده است .
تفاوت در ا‚د تعویض آدرس فیش در سال 72 نسبت به سال 70 مبلغ 5516000 ریال بوده است .
3-تغییر نام تلفن که با تنظیم فرم مربوطه و رعایت آئین نامه و مقررات مربوطه بلامانع است در محاسبات بعمل آمده چون نرخ هزینه تغییر نام تلفن نیز طی سالهای 68و70و72 تغییری نداشته نداشته است لذا تفاوتها در درآمد به به شرح ذیل میباشد.
سال تعداد تعویض آدرس فیش در آمد بریال نرخ بریال
سال 68
سال 70
سال 72 219
658
113 109500
329000
556500 500
500
500
تفاوت تغییرات در آمد تغییر نام تلفن در سال 70 نسبت به سال 68 مبلغ 219500 ریال بوده است .
تفاوت تغییرات در آمد تغییر نام تلفن در سال 72 نسبت به سال 70 مبلغ 227500 ریال بوده است .
تفاوت تغییرات در آمد تغییر نام تلفن در سال 72 نسبت به سال 68 مبلغ 44700 ریال بوده است .
4-تغییر مکان تلفن که با درخواست مشترک همراه است با در نظر گرفتن امکانات فنی و رعایت آئین نامه و مقررات شرکت بلامانع است .
5-تعویض شماره تلفن با در خواست کتبی صاحب امتیاز تلفن با ذکر دلیلی مزاحمت یا آزاد نشدن به موقع و یا نیاز به پی در پی نمودن شماره و امثال آن در صورت وجود امکانات فنی و یا بنا به نیاز شرکت مخابرات به شمارة مذکور و تعویض آن به شماره دیگر انجام میشود . توسط امور مشترکین مخابرات دکتر حسابی و به درخواست مشترکین در سال 72 هشتاد و پنج مورد و در سال 73 یکصد و نود و دو مورد تعویض شماره انجام شده است .
6-قطع و وصل تلافن با تقاضای کتبی صاحب امتیاز آن و یا قائم مقام قانونی وی با تکنیل فرمهای مربوطه پس از تسویه حساب و پرداخت بدهیهای معوقه و هزینة قطع و وصل انجام خواهد شد و یا اینکه قطع ارتباط صاحب امتیاز بعلت عدم پرداخت بدهی و یا دخالت غیر مجاز در سیمکشی و تغییر مکان و منصوبات تلفن صورت میگیرد .
فرمت فایل : word(قابل ویرایش)
تعداد صفحات:52
فهرست مطالب:
تعریف روانشناسی:
تعریف اداره:
تعریف شخصیت و عوامل موجد آن:
تغییر شخصیت:
نقش اداره در تغییر شخصیت:
انواع شخصیت:
1- شخصیت حاد:
2- شخصیت متعادل:
انواع مظاهر حضور مدیران صاحب شخصیت متعادل در محیط اداری:
1- پایبندی عمومی اعضای سازمان به رعایت اصول و مقررات دربارة دستورات مقامات بالا و در رابطه با افراد همتراز و مادون و مراجعین، و نیز عدم تمکین به دستورات و توصیههای نامعقول:
2- حضور روحیة متعهد بودن کارکنان سازمان نسبت به تأمین مقاصد مشروع مراجعین، و نیز برخورد مؤدبانه با آنان:
3- وجود مناعت طبع و روحیة مقاومت در بین شاغلین، در قبال هرگونه تطمیع، خوشزبانی و چاپلوسی مراجعین:
4- حضور روحیة تعاون و مشارکت عمومی در پیشبرد امور و اهداف سازمان و بخصوص استفاده از تجارب دیگران در اتخاذ تصمیمات مهم:
نمونهای دیگر:
5- حضور شرایط رقابت مطلوب برای احراز مشاغل بالاتر:
در مورد مجازات و تنبیه خطاکاران نیز باید چنان رفتار نمود که:
تعریف روانشناسی:
عنوان کتاب حاضر، نویسنده را موظف میدارد که «روانشناسی» را، بدواً به صورت هر چه ساده توضیح و تشریح نماید. و سپس از «محیط اداری» تعریف به دست دهد. چه، شرط مبادلةصحیح اطلاعات بین نویسنده و خواننده، یا گوینده و شنوند، وجود محیط تفاهم و درک مفاهیم درست از اصطلاحاتی است که در مکاتبه و یا محاوره ذکر میشود. بنابراین، صرفنظر از اختلافاتی که بین دانشمندان دربارة تعریف این علم وجود دارد، روانشناسی را (که از قدیم موضوع و هدف از مطالعة آن، شناخت خصوصیات پندار و کردار یک فرد آدمی بوده است، علمالنفس، معرفتالنفس و یا معرفتالروح میگفتهاند) به شرح زیر تعریف میکنیم:
روانشناسی عبارت است از تحقیق و مطالعه در حیات نفسانی، و اعمال و رفتار انسان در احوال و اوضاع مختلف.
چنان که میدانیم وجود انسان از دو قسمت تشکیل شده است. قسمت مادی یا بیولوژیکی (مانند استخوانها،عضلات، امعا، و احشا، و به طور کلی سلولهای گونا گون زندة تشکیل دهندة بدن) و قسمت غیرمادی (شامل افکار و تمایلات، احساسات غریزی، خشم، شادی و غم، پشیمانی و حالات روانی دیگر) ساخته شده است. قسمت مادی را «بدنیات» یا، «جسمیات»، و قسمت افکار و امیار را «نفسانیات» اصطلاح کردهاند. بدین ترتیب محدودة مباحث علم روانشناسی منحصر به تحقیق و مطا لعه در نفسانیات، و کشف قوانین موجود در روابط آنها است.
علم روانشناسی از قرون قبل از میلاد مورد توجه بوده، تا دو قرن پیش در اروپا و تا چندی قبل در ایران، جزء یکی از فصول فلسفه شناخته میشد. به همت دانشمندانی چون «جانلاک» انگلیسی و «کندیاک» فرانسوی این علم به صورت مستقل از فلسفه درآمد. در حال حاضر رشتههای مختلف این دانش بسیار زیاد است. کافی است که به نظر آوریم عدهای در روانشناسی کودکان، جماعتی در روانشناسی تطبیقی، گروهی در روانشنای حیوانی، یا روانشناسی از لحاظ بیماریهای دماغی و همچنین روانشناسی اجتماعی تخصص یافتهاند.
از آنجا که «روانشناسی در محیط اداری» را باید فصلی از «روانشناسی اجتماعی» بدانیم، لازم است که دربارة این رشته بیشتر توضیح دهیم:
اصولاً در روانشناسی اجتماعی، سعی بر این است که رفتار فرد در قبال اعمال و سلوک دیگران نسبت به او، مطالعه شود. یا بنا به عقیدة «آلپورت» غرض آن است که دریابیم و بیان کنیم که اندیشه و احساس و رفتار یک فرد، در جمع آدمیان دیگر، چگونه و تابع چه اصولی است.
حال با توجه به تعریفی که از «اداره» بیان خواهیم داشت، خواهیم دانست که محیط اداری نیز به نوبة خود، محیط اجتماعی محدود و مخصوصی است که روابط و فعل و انفعالات افراد در آن، قسمتی به موجب قوانین و مقررات مصوب، و قسمتی برابر رسوم و نظامات عمومی، استوار و برقرار میگردد. فیالمثل، اگر در محیط اجتماعی، طبقات مختلفی براساس ثروت و امکانات اقتصادی موجود است، و این اختلاف طبقاتی، خالق رفتار و سلوک معینی بین مردم میباشد، در محیط ادرای هم سلسله مراتب سازمانی مقتضیاتی به وجود میآورد که عضو اداره را ناگزیر از یک سری عکسالعملهای خاص در مقابل اعماق مافوق میسازد. ما در این کتاب میخواهیم اثر خصوصیات خلقی و روانی فرد را در جامعة اداری، و تأثیر دیگران (زیردستان همطرازان و مافوقان) را روی شخصیت او مورد مطالعه قرار دهیم، لذا باید در ابتدا «اداره» را تعریف کنیم:
تعریف اداره:
در علم اداره میگویند: «آنگاه که سعی و کوشش چند نفر از افراد انسانی به منظور وصول به هدف معینی، مشترک شود، اداره به وجود میآید». به عبارت دیگر، غرض از اداره، محیطی است که در آن جمعی برای رسیدن به هدف واحد و مشخصی میکوشند.
در این مقال کنشها و واکنشهای افراد را، در شرایطی که عضو یک ادارهاند، بررسی میکنیم. خواه این محیط به صورت ادارة عمومی، مثل یک مؤسسة دولتی باشد، و یا به وضع ادارة خصوصی، مانند تجارتخانه یا شرکت فلان.
برای توضیح روانشناسی در محیط اداری، ناگزیر باید شخصیت و عوامل موجد آن را ولو به اجمال، ذکر کنیم:
تعریف شخصیت و عوامل موجد آن:
فارغ از گفتگوهایی که در تعریف شخصیت شده است، اگر آن را مجموع سلوک، و نحوة عمل و عکسالعمل فرد در قبال پدیدههای گوناگون بدانیم، عوامل موجد آن در هر کس بدین قرار است:
1- مختصات ارثی.
2- نژاد
3- دین و مذهب.
4- محیط جغرافیایی طبیعی، سیاسی و بخصوص اقتصادی.
5- رسوم و سنن خانوادگی و ملی.
6- معلم و کتاب.
7- رفتار و سلوک دوستان.
8- عوارض جسمی.
فرمت فایل : word(قابل ویرایش)
تعداد صفحات:155
فهرست مطالب:
1- مقدمه 1
2- تعریف پروژه 2
3- اهداف پروژه 2
4- مراحل انجام کار 2
1-4- انتخاب نرمافزار 3
2-4- تشکیل کمیته راهبری 3
3-4- شناخت و برنامهریزی 4
4-4- برنامه زمانبندی سیستم اتوماسیون اداری 6
5-4- آموزش 7
6-4- نصب و راهاندازی 7
7-4-پشتیبانی 8
5- اقدامات انجام شده (درصد پیشرفت) 9
6- پیوستها
پیوست 1- گزارش ارزیابی نرمافزارها
پیوست 2- گزارش برنامه اجرایی
پیوست3- راهنمای کاربران - دبیر
پیوست4- راهنمای کاربران - مدیر
1- مقدمه
استفاده مناسب از فناوریهای نوین و به خصوص امکانات فراهم آمده در زمینه فناوری اطلاعات میتواند هر سازمانی را دچار تحول سازد.
استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مکاتبات کاغذی در حد ممکن نیز از جمله مواردی است که نه تنها میتواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازمانی گردد، بلکه به میزان قابل توجهی بهرهوری کارکنان و مدیران را نیز افزایش دهد. خوشبختانه نصب و راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری در وزارت صنایع و معادن با سرعت مناسبی در جریان میباشد و علاوه بر دبیرخانههای مرکزی، دبیرخانه فرعی در کلیه معاونتها تشکیل گردیده است و در سایربخشها معاونت دیگر نیز در دست اقدام میباشد. حدود 176 نفر از کارکنان مرتبط با سیستم اتوماسیون در سطوح مختلف آموزش دیدهاند و غالباً در حال بکارگیری سیستم میباشند. حدود 110 دستگاه PC جدید توزیع گردیده و روی 38 دستگاه موجود نیز سیستم اتوماسیون اداری نصب گردیده و در حال بهرهبرداری میباشد. با توجه به پشتیبانی مدیران محترم وزارتخانه از سیستم اتوماسیون اداری میتوان امیدوار بود که در آینده نزدیک گردشنامهها در وزارتخانه در حد بالایی با استفاده از سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری انجام پذیرد.
2- تعریف پروژه
انتخاب، تأمین و راهاندازی سیستم رایانهای دبیرخانه، بایگانی و پیگیری در سطح ستاد وزارت صنایع و معادن
3- اهداف پروژه
پروژه اهدافی تحت عناوین زیر را دنبال مینماید :
• شناسایی نرمافزارهای موجود در داخل کشور در زمینه اتوماسیون اداری
• پیشنهاد مناسبترین نرمافزار جهت بکارگیری در ستاد وزارت صنایع و معادن
• تأمین نرمافزار
• نصب و راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری
• پشتیبانی
راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری دارای نتایجی تحت عناوین زیر میباشد.
• سامان یافتن امور دبیرخانه و بایگانی
• افزایش سرعت و دقت در گردش مکاتبات
• کاهش حجم بایگانی
• کاهش میزان حجم جابجایی کاغذ در مکاتبات
• امکان پیگیری موارد و تهیه گزارشات آماری
فرمت فایل : word(قابل ویرایش)
تعداد صفحات:36
فهرست مطالب:
مقدمه
فصل اول :
( معرفی و تاریخچه شرکت )
فصل دوم :
( سیستم حقوق و دستمزد )
فصل سوم :
( سیستم حقوق و دستمزد شرکت )
فصل چهارم :
( نتیجه گیری )
منابع و ماخذ
مقدمه:
به کارکنان براى جبران کارى که در سازمان انجام مىدهند، حقوق و دستمزد پرداخت مىشود؛ اما غیر از جبران زحمات و وقت و نیرویى که کارکنان در جهت و براى رسیدن به اهداف سازمان صرف مىکنند، پرداخت باید جنبه انگیزشى نیز داشته باشد؛ یعنى باید براى پرداخت، نظامى طراحى گردد که کارکنان را به عملکرد مؤثر تشویق کند و محرکى براى سختکوشى و به کارگیرى همه توانایىهاى بالقوه آنان باشد.
امروزه این نظریه، در روانشناسى مطرح است که از میان نیازهاى متعدد و متنوع انسان، تنها معدودى را مىتوان با پول ارضا کرد و انگیزههاى غیرمادى بسیارى، چون میل به کسب موفقیت و قدرت و میل به کمال و خودیابى در اعمال و رفتار انسان تأثیر مىگذارد. با وجود این، جاى هیچ شک و تردیدى نیست که هنوز پول از جمله مهمترین انگیزهها است و اگر چه کارکنان سازمان، غیر از حقوق و دستمزد، پاداش و مزایاى غیر نقدى بسیارى دریافت مىدارند، اما پرداختهاى نقدى هنوز از اهمیت بسیارى برخوردار است و نقش به سزایى در جذب و حفظ نیروها دارد.
فصل اول :
( معرفی و تاریخچه شرکت )
معرفی
شرکت بزرگ ماشینهای اداری خوارزمی پس از سالها فعالیت تخصصی و بهره گیری از توان فنی، علمی و اجرایی متخصصین با تجربه خویش، همواره به پیشرفت جامعه انفورماتیک کشور کمک شایانی کردهاست. متخصصین این شرکت با کسب اطلاعات و یافته های نوین مدیریت، برنامه ریزی و اقتصاد، زیرساختی قوی، انعطاف پذیر و کارآمد را برای بخشها و واحدهای مختلف شرکت فراهم کردهاند. فعالیتهای قابل توجه این شرکت در زمینه ماشینها و تجهیزات اداری و خدمات و پشتیبانی آن، همواره رضایت مشتریان شرکت را به همراه داشتهاست.
اهم فعالیتهای شرکت ماشینهای اداری خوارزمی به شرح ذیل است:
تولید تجهیزات رایانه ای
تهیه و توزیع قطعات و سیستم های رایانه ای
تعمیر و نگهداری تجهیزات رایانه ای از قبیل چاپگر ، UPS ، و ...
طراحی و پیاده سازی پروژه های کابل کشی شبکه
پشتیبانی سرویس ها و تجهیزات شبکه
نصب، راه اندازی و پشتیبانی ATM
نصب، راه اندازی و پشتیبانی POS, PIN pad
تعمیر و نگهداری سایر ماشینهای اداری از قبیل دستگاههای فتوکپی ، نمابر ، پول شمار و...
ارائه خدمات پس از فروش، پشتیبانی ، تعمیر و نگهداری سیستم های مکانیزه و هوشمند
مشاوره ، طراحی، پیاده سازی و پشتیبانی سرویس های بنیادی و کاربردی شبکه های اینترانت و اینترنت و نرم افزارهای مرتبط
تجزیه و تحلیل ، طراحی و پیاده سازی نرم افزارهای کاربردی
مشاوره، طراحی، نصب و راه اندازی شبکه های محلی و گسترده
مشاوره راهبردی فناوری اطلاعات و ارتباطات
مشاوره ، استخراج نیازمندیها ، طراحی ، بومی سازی ، عملیاتی سازی و آموزش در حوزه فناوری سخت افزار، شبکه، انتقال داده ها و ماشینهای بانکی
تامین تجهیزات رایانه ای و سیستم های اداری و بانکی
برگزاری دوره های آموزشی تخصصی
واردات دستگاهها و تجهیزات رایانه ای از اروپا ، جنوب شرقی آسیا و حوزه خلیج فارس
واردات دستگاهها و تجهیزات رایانه ای به سفارش سازمانهای مختلف
هیئت مدیره
اعضای هیئت مدیره شرکت ماشینهای اداری خوارزمی به شرح زیر هستند:
فیروز عالمباقری: مدیرعامل و عضو هیئت مدیره
احمد آزمندیان: رئیس هیئت مدیره
مرتضی داودی: نائب رئیس هیئت مدیره
تاریخچه
شرکت ماشینهای اداری خوارزمی طبق اساسنامه خود با هدف تولید، تامین و بهره برداری از انواع سخت افزار، نرم افزار و تجهیزات الکترونیکی و الکتریکی، رایانهای و مکانیکی مورد استفاده در انواع فعالیت های اداری ، تجاری، خدماتی، تولیدی، مالی، بانکی، بورس و هرنوع فعالیت اقتصادی دیگر در تاریخ 24/8/1376 تحت شماره 135660 بهنام "شرکت سختانه" (سهامی خاص) در اداره ثبت شرکتها به ثبت رسیده و سپس در تاریخ 16-3-1377 بر اساس صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده به "شرکت ماشینهای اداری خوارزمی" (سهامی خاص) تغییر نام داد و در حال حاضر جزو شرکتهای فرعی شرکت سرمایه گذاری خوارزمی (سهامی عام) است.
اهداف اولیه تاسیس شرکت به شرح ذیل می باشد:
ارائه خدمات پشتیبانـی به تجهیزات رایانه ای بانک صادرات ایران در سراسر کشور
توسعه فعالیتها و فروش و عرضه تجهیزات و خدمات به سایر بانکها و موسسات در سطح کشور
تاسیس شرکت با سرمایه ثبت شده یک میلیون ریال و با سرمایه "شرکت سرمایه گذاری خوارزمی" که سهامدار اصلی شرکت می باشد، میسر گشته است. در حال حاضر شرکت با سرمایه 30 میلیارد ریال مشغول به فعالیت می باشد و گردش مالی سالیانه آن در حدود 200 میلیارد ریال میباشد. ساختمان مرکزی شرکت در تهران خیابان شهید مطهری، بعد از چهار راه شهید مفتح، شماره 157 واقع شده است و در حال حاضر 32 شعبه خوارزمی در سراسر کشور فعالیت دارند.
تجهیز و پشتیبانی ریز کامپیوترهای بانک صادرات ایران در سال 77 اولین پروژه این شرکت است. در این پروژه و بنا به ضرورت، شرکت کادر فنی و اداری خود را اصلاح و تکمیل نمود و سرویس های مختلفی همچون نصب و راهاندازی شبکههای کامپیوتری، سرویسهای مختلفی همچون تجهیزات لازم همچون نصب و راه اندازی دستگاههای خودپرداز، رایانههای شخصی، چاپگرها، UPS، POS و... را فراهم کرد. پس از آن با توجه به انجام موفقیتآمیز این پروژه و گستردگی آن، نمایندگانی از شرکت در شهرستانهایمختلف مشغول به کار شدند.
فرمت فایل : word(قابل ویرایش)
تعداد صفحات:15
مقدمه :
در معیار های امروزین شهری ، سازماهنا خیلی سریعتر از ساختمانها تغییر می کنند و تشکیلات اداری بسرعت و بطور مکرر دگرگون می شوند . بطور اصولی دو تحول اساسی در سالهای اخیر در ساختمانهای اداری بوجود آمده است .
اول : دیوارهای بلند داخلی به دیوارهای کوتاه جدا کنند تغییر پیدا کرده و بخصوص مبلمان ثابت و متحرک بیش از پیش عملکرد پیدا کرده است ، تأسیسات قابل حمل و جدا کننده های اکوستیک و دکوراتیو بصورت متناوب تغییر شکل و موقعیت داده اند .
دوم : فضاهای اداری با عملکردهای کاملا متفاوت و حتی متناقض از آزمایشگاه ، دفتر کارخانجات و فضاهای صنعتی گرفته تا آموزشی همگی صورت یکسان و مشابهی پیدا کرده اند .
در این قسمت به عواملی که باعث پیدایش چنین تغییراتی در این گونه ساختمان ها شده است ، سهولت عملکرد و نحوه انجام این تغییرات و آشنایی با این سیستم ها می پردازیم .
ضرورت تغییر سیستم ها و روشهای انجام کار دستگاههای اداری
عواملی که باعث ایجاد تغییرات در عملکرد و بعد از آن در فرم ساختمان شده است به قرار زیر است :
1- تسریع در دستیابی به منابع اطلاعاتی و آمار و اطلاعات مفید و نتیجتا تسریع در تصمیم گیریها و اعمال مدیریتهای صحیح و ایجاد سرعت در امور ارباب رجوع و سایر امور .
2- کاهش و حذف مراحل زائد بعضی از روشهای انجام کار .
3- عدم کارایی و پاسخگویی روشهای انجام کار جاری به نیازهای جامعه و دستگاهها بدلیل گهنه و قدیمی بودن آنها .
4- افزایش حجم مکاتبات و مسئولیتها و وظایف پیش بینی نشده و تغییر وظایف وزاتخانه ها .
5- ارائه خدمات بهتر و زدودن بوروکراسی موجود و تحقق یک نظام اجرایی پویا .
6- اعمال سیستم توسط مدیران به دلیل فقدان روشهای مدرن ومعین .
نقش روشهای نوین و مکانیزه اداری در بهبود نظام اداری
1- تسریع در انجام امور و دسترسی به اطلاعات و آمار و بالارفتن آگاهیها .
2- جلوگیری از ازدیاد و بروکراسی و کاغذ بازی .
3- کارایی مؤثر مدیریت واحدهای اداری و برنامهریزی و افزیش کیفیت و راندمان .
4- صرفه جویی در زمان و نیروی انسانی و سایر هزینه های مربوطه .
5- تحول نسبی در نظام اداری .
6- هدایت خدمات دولتی از کانالی صحیح تر به مجرای اجرایی .
7- تسریع در انجام کار ارباب رجوع .
8- کاهش مراجعات مکرر ارباب رجوع .
9- روشهای مکانیزیه نقش مؤثری در تصمیم گیریها و افزایش کارایی و ضریب اطمینان و دقت و بهبود کیفیت کارها دارد .
نظام اداری با توجه به نقش خدمات رسانی به جامعه اداری پیچیدگیهای فراوانی بوده و لازم است در کنار نیروی انسانی ورزیده و آموزش دیده از تکنولوژی ،بعنوان یک ابزار کار استفاده نمائیم و روشهای مکانیزه را به خدمت گیریم زیرا روشهای مکانیزه تا حدود زیادی می تواند در تحول و افزایش راندمان کار مؤثر باشد .
ضرورت توجه به نحوه استقرار اجزای سازمانی در مجموعه های اداری – خدماتی
یکی از معضلات نظام اداری کشور روشهای اجرای آن می باشد این روشها از آنجا که اغلب قدیمی بوده و هیچگاه بصورت مستقل و هماهنگ باسایر سازمانها مورد بررسی قرار نگرفته اند ، موجب آن گردیده که سازمانها ی اداری کشور با روشهای فعلی پویایی لازم را نداشته و دارای کارایی لازم با نیازهای جامعه نباشد . بررسی روشهای اداری کشور و بکار بردن روشهای نوین بجای روشهای قدیمی و سنتی از اموری است که جهت تحول سیستم اداری لازم بنظر می رسد .
طرح جا ومکان از اولین موضوعاتی است که در تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشهای اداری مورد نیاز در یک مجتمع اداری – خدمات پرداخته شود .
منطبق نبودن جا و مکان با وظایف یک سازمان باعث کندی و تراکم در کارهای می شود . لذا با بکار بردن اصول صحیح طرح جا و مکان می توان به بهبود روشهای انجام کار و افزایش کارآیی اثربخش سازمان کمک کرد بطوریکه طراحی صحیح و تخصیص فضای مناسب به کارکنان می تواند نتایج مثبت زیر را به همراه داشته باشد .
ایجاد رفاه و راحتی برای کارکنان در محل کار
افزایش بازدهی و سهولت انجام کار .
کاهش زمان انجام کار .
جلوگیری از تراکم و وقفه در کارها.
کاهش هزینه های سرمایه ای .
حداکثر استفاده از جا ومکان در تسهیل جریان امور .
ایجاد تسهیلات و ارائه خدمات بهتر و بیشتر به ارباب رجوع .
عوامل مؤثر بر طرح جا ومکان و نحوه استقرار سازمان اداری
طرح جا و مکان عبارتست از نمودار محل انجام کار ، طرز قرار گرفتن کارمندان در محیط کار و محل استقرار وسایل کار و تجهیزات اداری .در تهیه طرح فضای اداری عوامل متعددی دخالت دارند ، لذا با تجزیه و تحلیل همه جانبه فضای اداری و همچنین با رعایت اصول تهیه طرح جاو مکان می توان طرح قابل توجهی برای فضای اداری تهیه کرد این اصول عبارتند از :
1- جریان گردش کار تا حد امکان باید بصورت مستقیم باشد تا از رفت و برگشت های زاید و از قطع مسیر سایر کارها جلوگیری شود .
2- محل استقرار کارکنانی که کارشان با هم ارتباط دارد نزدیک هم باشد .
3- تجهیزات و وسایل کار باید نزدیک محل کار و دسترس کارکنان باشد .
4- فضای تخصیص یافته به کارکنان باید باتوجه به احتیاجات ناشی از نوع کار آنان تعیین گردد .
بعنوان مثال محل هایی که آرام تر و بدون سروصدا باشند باید به کارمندانی اختصاص یابد که کار آنان نیاز به دقت و تمرکز فکری داشته باشد .